Introduction
La gestion de projet, axée sur la résolution de problèmes et la livraison de résultats, demeure une composante cruciale pour le succès organisationnel. Lorsqu'un responsable de projet présente une proposition, c'est parce qu'une problématique commerciale nécessite une résolution. Le gestionnaire de projet joue un rôle essentiel dans la définition du problème, l'élaboration du plan, la création des plannings, et la gestion des livrables.
Importance de la Déclaration de Problème
Bien que fondamentale, la déclaration de problème est souvent sous-estimée. Le Project Management Institute (PMI), dans son Guide du Corpus des Connaissances en Management de Projet (PMBOK), offre peu d'orientation spécifique sur la création de déclarations de problème. Cependant, son importance est indiscutable, comme le souligne Albert Einstein : "On ne peut résoudre un problème avec la même pensée qui l'a créé."
Définition du Problème
Pour définir efficacement le problème, posez-vous des questions cruciales :
Qui est affecté par le problème ?
Identifiez les parties prenantes impactées, comme les membres de l'équipe et les responsables.
Comment sont-ils affectés ?
Analysez les répercussions du problème sur la productivité, les opérations, les revenus, etc.
Quand et où survient le problème ?
Déterminez le moment et le lieu du problème pour cibler les interventions nécessaires.
Quel est l'impact du problème ?
Évaluez les conséquences en termes de revenus, productivité, opérations ou production.
La Technique des 5 Pourquoi
Pour explorer les racines du problème, utilisez la technique des 5 Pourquoi :
- Pourquoi pas de modèle standard de rapport de leads ?
- Parce que les vendeurs préfèrent des modèles non standard.
- Pourquoi ?
- Ils veulent décrire leurs rencontres avec les prospects.
- Pourquoi la description est-elle nécessaire ?
- Elle n'est pas utilisée dans le rapport à la direction.
- Pourquoi ne pas saisir directement les chiffres pertinents dans un tableau ?
- Absence de technologie pour le faire.
- Pourquoi pas de demande de budget pour cette technologie ?
- Le problème n'était pas perçu comme urgent.
Exemple de Déclaration de Problème
En appliquant cette approche, la déclaration de problème pourrait être formulée ainsi :
Les responsables des ventes consacrent actuellement 20% de leur temps chaque semaine à recevoir et compiler des rapports pour la direction, réduisant ainsi le temps consacré au mentorat des équipes de vente, à la génération de leads et à la conclusion d'affaires. Il s'agit d'un problème de productivité ayant des répercussions sur les ventes et les objectifs de revenus au cours des trois derniers mois. XYZ Company s'engage à réduire le temps consacré à la compilation des rapports à moins de 10% du temps des responsables des ventes chaque semaine.
Modèle de Déclaration de Problème
Formulaire de déclaration de problème :
Problème : Les (département ou personnel concerné) rencontrent actuellement (situation actuelle avec quantification, y compris les échéances), avec des répercussions sur (ventes en baisse, perte de temps, productivité réduite, revenus manqués, dépenses accrues). XYZ Company va (examiner nos processus, déterminer les causes profondes par le biais d'une revue, élaborer un plan d'affaires, mettre en œuvre un logiciel spécifique) afin de (réduire les dépenses, augmenter les revenus, accroître la productivité, diminuer la responsabilité).
Après l'approbation de la déclaration de problème, passez aux solutions potentielles. Pour plus de détails sur la création d'une déclaration de problème, consultez ce guide (lien).